Varför en kravspecifikation lönar sig
Utan gemensamt underlag gissar varje byrå vad du menar, och offerterna blir omöjliga att jämföra. En kravspecifikation gör att alla räknar på samma sak. Den minskar också risken för tillägg under projektet, eftersom det redan från början står vad som ingår.
Arbetet med att skriva den är dessutom nyttigt för dig. Många frågor, till exempel vem som skriver texterna eller vilka sidor som verkligen behövs, är lättare att besluta om före projektet än mitt i det.
Vad kravspecifikationen ska innehålla
| Avsnitt | Exempel på innehåll |
|---|---|
| Bakgrund och mål | Varför ny webbplats, vad den ska ge: förfrågningar, bokningar, rekrytering |
| Målgrupp | Vilka besökarna är och vad de letar efter |
| Sidor och struktur | Ungefärlig sajtkarta, antal sidor, språk |
| Funktioner | Kontaktformulär, bokning, nyhetsbrev, medlemsdel, sök |
| Integrationer | CRM, nyhetsbrevsverktyg, bokningssystem, analysverktyg |
| Design och varumärke | Logotyp, färger, typsnitt, exempel på webbplatser du gillar |
| Innehåll | Vem skriver texter, vem står för bilder, vad flyttas från nuvarande webbplats |
| Teknik och drift | Önskad plattform, webbhotell, underhåll efter lansering |
| Krav på kvalitet | Mobilanpassning, laddtid, tillgänglighet, SEO, GDPR och cookies |
| Budget och tidplan | Budgetram och datum då webbplatsen måste vara klar |
Du behöver inte fylla i allt i detalj. Skriv det du vet och markera det du vill ha förslag på, så kan byrån komplettera. Färdig struktur finns i vår mall för kravspecifikation.
Så skriver du den steg för steg
- 1Samla de personer som påverkas av webbplatsen och lista vad var och en behöver.
- 2Formulera ett till tre mätbara mål, till exempel antal förfrågningar per månad.
- 3Beskriv målgruppen och de vanligaste frågorna besökarna har.
- 4Skissa en enkel sajtkarta med de sidor du tror behövs.
- 5Lista funktioner och integrationer, och dela upp dem i måste och önskemål.
- 6Bestäm vem som ansvarar för texter, bilder och flytt av innehåll.
- 7Ange budgetram, tidplan och hur ni vill hantera underhåll efter lansering.
- 8Låt någon utanför projektet läsa och fråga om allt som är otydligt.
Hur detaljerad ska den vara?
En kravspecifikation ska vara tydlig nog för att byråerna ska kunna räkna på samma sak, men inte så detaljerad att den låser fast en lösning innan någon har hunnit föreslå något bättre. Beskriv behov och resultat, till exempel att besökare ska kunna boka tid och få en bekräftelse via e-post, i stället för att ange exakt vilket tillägg som ska användas.
Ju större projektet är, desto mer detaljer behövs. För en webbplats med några sidor och ett kontaktformulär räcker en kort beskrivning. Ska webbplatsen kopplas till CRM, ha medlemsdel eller flera språk behöver du beskriva flödena mer noggrant, till exempel vilka uppgifter som ska föras över och vem som ska få aviseringar.
- Liten webbplats: mål, sidor, funktioner, budget och tidplan på en till två sidor.
- Mellanstor webbplats: lägg till integrationer, innehållsansvar och krav på SEO och tillgänglighet.
- Större projekt: beskriv flöden, användarroller, prestandakrav och drift i detalj.
Måste-krav och önskemål
Den viktigaste uppdelningen i en kravspecifikation är mellan det som måste finnas och det som vore bra att ha. Måste-kraven avgör vilka lösningar som är möjliga. Önskemålen ger byråerna utrymme att föreslå olika nivåer och priser.
Ett vanligt misstag är att allt blir måste. Då blir offerterna dyrare än nödvändigt och du får svårt att se vad som driver kostnaden. Fråga dig för varje punkt om webbplatsen kan lanseras utan den. Om svaret är ja kan den vänta till en senare etapp.
Vanliga misstag
- Att beskriva teknik i detalj i stället för vad webbplatsen ska åstadkomma.
- Att glömma vem som skriver texterna, vilket ofta är det som försenar projekt mest.
- Att inte nämna befintliga system som formulär eller CRM ska kopplas till.
- Att utelämna budget, så att offerterna spretar mellan helt olika nivåer.
- Att inte ställa krav på mobilanpassning, laddtid och tillgänglighet.
Krav på tillgänglighet kan vara lagstadgade beroende på verksamhet. Läs mer om tillgänglighetsanpassad webbplats. Ska webbplatsen synas i sök bör det också framgå, se SEO-anpassad webbplats.
Från kravspecifikation till offert
Skicka samma kravspecifikation till alla byråer och be om skriftlig offert med fast pris, vad som ingår och leveransdatum. Be också om en kort kommentar om vad byrån skulle göra annorlunda. Svaren visar vem som har förstått ditt behov. Tips om urvalet finns i guiden så hittar du en bra webbyrå.
Du kan också skicka kravspecifikationen direkt till oss via offertformuläret. Du får en skriftlig offert med fast pris och leveransdatum inom två arbetsdagar. Vill du först se ungefärlig kostnad kan du använda priskalkylatorn.
